Protection de la vie privée des destinataires tiers lors des livraisons
Protection de la vie privée des destinataires tiers lors des livraisons
Une commande passée sur waypointwalnut.com peut être livrée à une personne différente de celle qui effectue l’achat. Il peut s’agir, par exemple, d’un membre de la famille, d’un proche, d’un concierge, d’un gardien, d’un collaborateur ou de toute autre personne expressément désignée pour recevoir le mobilier.
Dans cette situation, les coordonnées du destinataire constituent des données personnelles lorsqu’elles permettent de l’identifier directement ou indirectement. Une adresse postale et un numéro de téléphone peuvent notamment constituer des données personnelles au sens du RGPD.
1. Données pouvant être nécessaires à la livraison
Pour permettre l’acheminement d’une commande vers un destinataire tiers, waypointwalnut peut traiter uniquement les informations raisonnablement nécessaires à cette opération, notamment :
le nom et le prénom du destinataire ;
l’adresse complète de livraison ;
le numéro de téléphone utilisé pour la coordination de la livraison ;
certaines instructions d’accès fournies par l’acheteur ;
les informations nécessaires à une prise de rendez-vous ;
les informations de suivi liées au colis ou au meuble concerné.
Le principe de minimisation impose de limiter la collecte aux données nécessaires à l’objectif poursuivi. La CNIL rappelle notamment qu’une adresse postale peut être nécessaire pour livrer un produit alors qu’une information sans rapport avec cette livraison ne doit pas être collectée sur cette seule base.
2. Cas particulier des meubles lourds et volumineux
La livraison d’un meuble volumineux peut nécessiter une coordination plus importante qu’un colis postal ordinaire.
Le numéro de téléphone du destinataire peut notamment être nécessaire pour :
confirmer une plage de livraison ;
annoncer l’arrivée du transporteur ;
obtenir une précision sur l’accès au bâtiment ;
signaler un retard ou une difficulté d’accès ;
organiser une nouvelle présentation en cas d’échec de livraison.
L’adresse et le numéro de téléphone fournis pour ce type de livraison sont utilisés pour l’exécution logistique de la commande. Ils ne doivent pas être réutilisés librement pour une finalité sans rapport avec la livraison.
3. Responsabilité de l’acheteur lorsqu’il désigne un tiers
Lorsqu’un acheteur fournit les coordonnées d’une autre personne afin qu’elle reçoive la commande, il doit s’assurer qu’il dispose d’un motif légitime pour communiquer ces informations et que celles-ci sont exactes.
L’acheteur ne doit pas fournir davantage d’informations que nécessaire. Il est notamment inutile de communiquer des renseignements privés concernant le destinataire qui n’ont aucun lien avec la livraison.
Lorsque cela est raisonnablement possible, l’acheteur est invité à informer le destinataire qu’une commande sera livrée à son nom et que ses coordonnées seront utilisées à cette fin.
4. Source des données du destinataire
Dans le cas d’une livraison à un tiers, les coordonnées du destinataire peuvent ne pas avoir été collectées directement auprès de cette personne. Elles peuvent avoir été communiquées par l’acheteur lors de la commande.
Le RGPD impose également des obligations de transparence lorsque les données n’ont pas été obtenues directement auprès de la personne concernée. L’information doit alors être fournie selon les modalités et délais prévus par la réglementation, notamment lors du premier contact lorsque celui-ci intervient avant le délai général applicable.
5. Transmission au transporteur
Les informations nécessaires à la livraison peuvent être transmises au transporteur ou au prestataire logistique chargé de l’acheminement de la commande.
Selon la situation, le transporteur peut recevoir :
le nom du destinataire ;
l’adresse de livraison ;
le numéro de téléphone nécessaire à la coordination ;
les références logistiques du colis ;
les instructions d’accès nécessaires à la livraison.
La CNIL cite précisément l’identité, l’adresse de livraison et le numéro de téléphone parmi les catégories de données pouvant être communiquées aux sous-traitants chargés de la livraison d’une commande.
6. Limitation de l’utilisation par les prestataires
Les données communiquées à un transporteur doivent être utilisées dans le cadre de sa mission de livraison et des opérations directement associées.
La simple transmission d’un numéro de téléphone pour fixer un rendez-vous de livraison ne signifie pas que le transporteur ou un autre prestataire peut librement utiliser ce numéro pour une prospection commerciale indépendante.
waypointwalnut ne vend pas les coordonnées d’un destinataire tiers et ne les met pas à disposition de partenaires dans le but de constituer des fichiers commerciaux.
7. Absence de prospection commerciale automatique
Le fait qu’une personne reçoive un meuble acheté par quelqu’un d’autre ne fait pas automatiquement d’elle un client ayant accepté de recevoir des communications commerciales.
Les coordonnées fournies exclusivement pour permettre une livraison ne sont donc pas utilisées par waypointwalnut pour inscrire automatiquement le destinataire à une newsletter ou à une campagne promotionnelle.
La transmission de données personnelles à des partenaires afin qu’ils les réutilisent à des fins de prospection commerciale est soumise à des règles propres et, dans de nombreuses situations, nécessite une information ainsi qu’un consentement préalable approprié.
8. Informations figurant sur l’étiquette de transport
Une étiquette de transport peut comporter certaines informations indispensables à l’acheminement, telles que le nom, l’adresse, une référence de colis ou, lorsque cela est nécessaire, des informations permettant au transporteur d’assurer la remise.
Nous cherchons à limiter les informations visibles aux éléments nécessaires au transport.
Les données sans lien avec la livraison, notamment les informations de paiement complètes ou des informations confidentielles sans utilité logistique, ne doivent pas figurer sur une étiquette de colis simplement parce qu’elles sont disponibles dans le dossier de commande.
9. Instructions d’accès au domicile
Pour les meubles volumineux, un acheteur peut fournir certaines informations pratiques concernant l’accès au lieu de livraison.
Il convient de limiter ces instructions à ce qui est réellement utile, par exemple :
le numéro d’appartement ;
l’étage ;
la présence ou l’absence d’un ascenseur ;
un numéro de bâtiment ou d’entrée ;
une indication raisonnablement nécessaire pour trouver l’accès.
Il est déconseillé d’inscrire dans un champ libre des informations privées sans rapport avec la livraison.
10. Codes d’entrée et informations temporaires
Lorsqu’un code d’accès à un immeuble ou une autre information temporaire est nécessaire pour effectuer la livraison, cette information doit être utilisée uniquement pour permettre l’accès prévu.
Elle ne doit pas être conservée ou réutilisée au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire aux opérations logistiques et à la gestion d’un éventuel incident.
11. Remise à une autre personne présente à l’adresse
Selon les instructions de livraison, la nature du service et les règles du transporteur, un colis peut parfois être remis à une personne présente à l’adresse ou expressément autorisée à le recevoir.
Cette personne ne doit recevoir que les informations nécessaires à la remise du colis.
Le fait de réceptionner un colis ne lui donne pas automatiquement accès aux données du compte client, aux informations complètes de paiement ou aux autres commandes de l’acheteur.
12. Vérification de l’identité lors de la remise
Pour certaines livraisons, une vérification peut être nécessaire afin de s’assurer que le meuble est remis à la bonne personne ou à une personne autorisée.
Une telle vérification doit rester proportionnée au risque et au type de livraison.
Les informations utilisées pour cette vérification ne doivent pas conduire à collecter systématiquement une copie complète d’un document d’identité lorsqu’une mesure moins intrusive suffit.
13. Preuve de livraison
Le transporteur peut générer une preuve de livraison comportant certaines données telles que la date, l’heure, le lieu de remise ou une information permettant d’établir que la livraison a été effectuée.
Ces informations peuvent être utilisées pour :
confirmer la remise de la commande ;
traiter une contestation de livraison ;
examiner une perte ou un incident ;
défendre les droits des parties lorsque cela est nécessaire.
Elles ne doivent pas être réutilisées pour des finalités incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été obtenues.
14. Photographies de preuve de livraison
Lorsqu’un transporteur utilise une photographie comme preuve de livraison, celle-ci doit être limitée à ce qui est nécessaire pour démontrer la remise ou le dépôt du colis.
Dans la mesure du possible, les personnes, documents privés, plaques contenant des informations inutiles et zones de vie sans rapport avec la livraison ne devraient pas être photographiés.
Une photographie de livraison n’est pas destinée à devenir un contenu marketing ou publicitaire.
15. Données du destinataire et acheteur
L’acheteur peut recevoir les informations de suivi nécessaires à la gestion de sa commande.
Cela ne signifie pas que toutes les informations personnelles communiquées directement par le destinataire au transporteur doivent être automatiquement restituées à l’acheteur lorsqu’elles ne sont pas nécessaires au suivi contractuel.
De la même manière, le destinataire tiers ne reçoit pas automatiquement l’ensemble des informations personnelles ou financières relatives à l’acheteur.
16. Confidentialité entre acheteur et destinataire
Lorsque cela est compatible avec les obligations contractuelles et légales, waypointwalnut limite les échanges d’informations entre l’acheteur et le destinataire aux éléments utiles à l’exécution de la livraison.
Les informations de paiement, données de compte et autres informations personnelles de l’acheteur ne sont pas communiquées au destinataire simplement parce qu’il reçoit le meuble.
Inversement, les coordonnées du destinataire ne sont pas utilisées pour lui révéler des informations sans rapport avec la livraison.
17. Erreur dans les coordonnées du destinataire
Si l’acheteur constate une erreur dans le nom, le numéro de téléphone ou l’adresse du destinataire, il doit nous la signaler dès que possible.
Lorsque la commande a déjà été remise au transporteur, certaines modifications peuvent ne plus être techniquement possibles ou nécessiter une intervention du prestataire logistique.
Les corrections sont limitées aux informations nécessaires pour permettre une livraison correcte.
18. Livraison à une mauvaise personne
Lorsqu’un meuble ou un colis est remis à une personne qui n’était pas autorisée à le recevoir, la situation peut constituer à la fois un incident de livraison et, selon les circonstances, un incident affectant des données personnelles.
La situation doit être signalée rapidement afin de permettre l’examen des informations communiquées, de la preuve de livraison et des éventuelles mesures correctives nécessaires.
19. Sécurité des transmissions aux prestataires
Les données de livraison doivent être transmises au moyen de solutions adaptées à la sensibilité des informations et aux risques identifiés.
La CNIL recommande notamment de sécuriser les transmissions de données personnelles et de limiter l’accès aux seules personnes autorisées.
Les accès aux systèmes de gestion des commandes et de livraison doivent également être limités aux personnels ou prestataires ayant besoin de ces informations pour accomplir leur mission.
20. Conservation des coordonnées du destinataire
Les coordonnées d’un destinataire tiers ne doivent pas être conservées indéfiniment au seul motif qu’elles ont été utilisées pour une livraison.
Elles peuvent être conservées pendant la durée nécessaire :
à l’exécution de la livraison ;
au traitement d’un incident ou d’une réclamation ;
au respect d’une obligation légale ;
à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits lorsque cela est nécessaire.
La durée de conservation doit rester proportionnée à la finalité concernée. La transparence sur les durées ou les critères permettant de les déterminer fait partie des informations requises par le RGPD.
21. Droits du destinataire tiers
Un destinataire tiers reste une personne concernée par le RGPD lorsque waypointwalnut traite des données personnelles permettant de l’identifier.
Dans les conditions prévues par la réglementation, il peut notamment disposer :
d’un droit d’accès à ses données ;
d’un droit de rectification des informations inexactes ;
d’un droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont remplies ;
d’un droit à la limitation du traitement ;
d’un droit d’opposition lorsqu’il est applicable ;
d’un droit à la portabilité lorsque les conditions du RGPD sont réunies ;
du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Ces droits s’exercent selon leur champ d’application respectif et ne signifient pas qu’une donnée doit être supprimée lorsqu’une obligation légale ou un autre motif juridique impose encore sa conservation.
22. Demande d’accès ou de rectification
Un destinataire peut demander quelles données waypointwalnut traite à son sujet et demander la correction d’une information incorrecte.
Lorsque cela est nécessaire pour éviter de communiquer les données à une autre personne, waypointwalnut peut demander des informations raisonnablement nécessaires à la vérification de l’identité du demandeur.
Aucune donnée sans rapport avec cette vérification ne doit être demandée systématiquement.
23. Demande d’effacement
Lorsque les conditions légales sont remplies, le destinataire peut demander l’effacement de ses données.
Certaines informations peuvent néanmoins être conservées si leur maintien est nécessaire au respect d’une obligation légale, au règlement d’un litige ou à l’exercice ou la défense de droits.
Une demande d’effacement n’entraîne donc pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les données liées à la livraison.
24. Incident de confidentialité
Si waypointwalnut constate qu’une donnée de livraison a été communiquée à une personne non autorisée, perdue, exposée ou utilisée de manière incompatible avec sa finalité, la situation est examinée selon les procédures applicables aux incidents de sécurité et aux violations de données personnelles.
Lorsque les conditions du RGPD l’exigent, les mesures appropriées peuvent comprendre une documentation interne de l’incident, une notification à l’autorité compétente et, dans certaines circonstances, une information de la personne concernée.
25. Autorité de contrôle
Un destinataire qui estime que ses données personnelles ne sont pas traitées conformément au RGPD peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.
En France, cette autorité est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), qui met à disposition des particuliers des moyens de contact et de saisine.
26. Principe général
La désignation d’un tiers comme destinataire d’un meuble ne doit pas conduire à une collecte excessive de ses données personnelles.
waypointwalnut limite l’utilisation de ces informations aux finalités légitimes liées à la livraison, au suivi, à la sécurité, au service après-vente et aux obligations légales applicables.
Les coordonnées nécessaires à la livraison d’un meuble volumineux, notamment l’adresse et le numéro de téléphone du destinataire, ne sont pas destinées à être revendues ni détournées vers une prospection commerciale indépendante.
27. Contact
waypointwalnut
E-mail : opensupport@waypointwalnut.com
Téléphone : +81(708)365 91 93
Adresse : 14-17, Ōharano Kamisato Ogachō, Arrondissement de Nishikyō, Kyoto, Préfecture de Kyoto, 610-1126, Japon
Service client : du lundi au vendredi, de 9h00 à 18h00. Le délai de réponse peut être plus long les week-ends et les jours fériés.